Pour vérifier un numéro de TVA intracommunautaire, le service gratuit de la Commission européenne s’appelle VIES. Il indique si le numéro d’un client ou d’un fournisseur de l’Union européenne est valide à la date de la consultation. C’est un réflexe indispensable avant de facturer sans TVA un client d’un autre État membre.
Facturer hors taxe une livraison intracommunautaire suppose, dans la plupart des cas, que le client soit un assujetti identifié à la TVA. Le numéro porté sur la facture n’est donc pas une formalité : c’est une condition de l’exonération. Voici comment utiliser VIES, quelles preuves conserver et que faire en cas de problème.
- Pourquoi vérifier le numéro de TVA de vos clients
- Ce que VIES permet de contrôler
- Comment vérifier un numéro étape par étape
- Quand et à quelle fréquence vérifier
- Que faire si le numéro est invalide ou indisponible
- Numéro de TVA, facture et état récapitulatif
- Comment Hanoutax peut vous aider
- Questions fréquentes
Pourquoi vérifier le numéro de TVA de vos clients
Si le numéro de votre client est invalide au moment de l’opération, l’exonération d’une livraison intracommunautaire peut être remise en cause. La TVA vous est alors réclamée, avec des intérêts de retard. Une vérification rapide, avant la livraison, évite de payer la TVA après coup.
Ce que VIES permet de contrôler
VIES (VAT Information Exchange System) interroge les bases nationales des États membres et renvoie un résultat en temps réel. Selon les pays, il peut aussi renvoyer le nom et l’adresse rattachés au numéro.
| Point de contrôle | Ce que VIES indique | Ce qu’il faut en faire |
|---|---|---|
| Format | Un préfixe de pays suivi de chiffres ou de lettres, par exemple FR pour la France ou DE pour l’Allemagne. La Grèce utilise EL. | Saisir le numéro complet, sans espace ni ponctuation |
| Validité | Le numéro est-il actif à la date de la vérification ? | Conserver la date de la consultation |
| Concordance | Le nom et l’adresse correspondent-ils à votre client, lorsque l’État membre les communique ? | Clarifier tout écart avant d’exonérer la vente |
Les informations de nom et d’adresse ne sont pas fournies par tous les États membres : l’absence de ces données ne signifie pas que le numéro est faux, mais elle limite la vérification de concordance. Pour un numéro français, vous pouvez recalculer la clé à partir du SIREN : voir calculer un numéro de TVA intracommunautaire.
Comment vérifier un numéro étape par étape
Si vous disposez vous-même d’un numéro de TVA, vous pouvez demander une confirmation qualifiée, qui produit un identifiant de consultation. Ce justificatif est plus facile à opposer qu’une simple capture d’écran.
Quand et à quelle fréquence vérifier
Vérifiez le numéro avant la première livraison, puis régulièrement pour les clients récurrents. Une fois par an est un minimum raisonnable, auquel s’ajoutent les moments où la situation du client change.
- à chaque changement d’adresse ou de forme juridique du client ;
- avant chaque nouvelle commande importante d’un client dormant ;
- lors d’un audit interne des fichiers clients ;
- lorsqu’un doute apparaît sur le sérieux du client.
Conservez une preuve datée de chaque consultation : capture d’écran ou, lorsqu’il est disponible, justificatif de validation fourni par le service.
Que faire si le numéro est invalide ou indisponible
- Service indisponible : un service national peut être momentanément hors ligne. Réessayez plus tard et conservez la trace de vos tentatives.
- Numéro refusé : redemandez-le au client. En attendant, facturez avec la TVA ou suspendez la livraison. Pour retrouver le numéro d’une entreprise française, voir trouver ou obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.
- Nom ou adresse différents : clarifiez la différence avant d’exonérer la vente.
Sans numéro valide, l’exonération n’est pas sécurisée : mieux vaut régulariser ensuite avec le client que supporter un redressement.
Numéro de TVA, facture et état récapitulatif
Le numéro de votre client doit figurer sur la facture, puis sur l’état récapitulatif de TVA lorsque la vente est exonérée. Un numéro faux ou absent fragilise l’ensemble du dossier. Pour les preuves de transport qui accompagnent cette vérification, voir notre article sur les conditions d’exonération et les preuves.
Comment Hanoutax peut vous aider
Hanoutax, mandataire fiscal en France pour les sociétés étrangères, contrôle vos numéros clients et vos justificatifs dans le cadre de votre état récapitulatif de TVA. Si vous démarrez, nous vous accompagnons pour l’immatriculation TVA en France d’une société étrangère puis pour vos déclarations de TVA.
Questions fréquentes
VIES est-il gratuit ?
Oui. Le service VIES de la Commission européenne est gratuit et accessible en ligne. Il interroge les bases nationales des États membres et indique si un numéro de TVA intracommunautaire est valide à la date de la consultation.
VIES renvoie-t-il toujours le nom du client ?
Non. Selon les pays, VIES peut renvoyer le nom et l’adresse rattachés au numéro, mais tous les États membres ne les communiquent pas. Lorsque ces données sont disponibles, comparez-les avec votre client avant d’exonérer la vente.
Une capture d’écran suffit-elle comme preuve ?
Une capture d’écran datée est un début, mais un justificatif de validation fourni par le service est préférable lorsqu’il est disponible. Dans tous les cas, conservez la date de la consultation et rattachez la preuve au dossier de la vente.
À quelle fréquence vérifier un client récurrent ?
Au moins une fois par an, et à chaque changement d’adresse ou de forme juridique. Un numéro valide aujourd’hui peut être invalidé demain, donc une vérification unique à la création du client ne suffit pas.
Que faire si VIES est indisponible ?
Réessayez plus tard et conservez la trace de vos tentatives. Si le doute persiste au moment de livrer, facturez avec la TVA ou suspendez la livraison, plutôt que d’exonérer une vente dont le numéro n’est pas confirmé.
Sécuriser vos ventes intracommunautaires
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Contenu informatif ne constituant pas une consultation juridique. Les règles applicables dépendent de votre situation.
